Inleiding
In deze paragraaf bedrijfsvoering geeft het college sinds het verslagjaar 2023 een toelichting ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken. Er wordt aangegeven hoe de beheersing is vormgegeven en er is bij de jaarrekening een nadere toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. Ook wordt in de jaarrekening aangegeven welke maatregelen zijn of worden genomen om verbeteringen aan te brengen om het rechtmatig handelen in de toekomst afdoende in processen te waarborgen.
Verantwoordingsgrens en rapportagegrens
In de financiële verordening heeft de raad de verantwoordingsgrens vastgesteld op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De rapportagegrens is vastgesteld op 100.000 euro. Dat wil zeggen dat in de paragraaf bedrijfsvoering de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader worden toegelicht. In de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, rapporteert het college over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves, van gemeente Noordenveld.
Organisatie
Om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen onderzoekt het college onder meer de opzet, bestaan en werking van de processen. De manier waarop dit onderzoek wordt uitgevoerd wordt jaarlijks beschreven in het intern controleplan (waarbij IC staat voor Interne Controle en VIC voor Verbijzonderde Interne Controle). De beheersing van de bedrijfsvoering is ingericht langs het model van de ‘three lines of defence’:
- Interne controlemaatregelen worden belegd in de lijnorganisatie. Dit zijn interne beheers/controlemaatregelen die zijn ingericht in processen;
- Interne controlefuncties/functionarissen die het lijnmanagement ondersteunen;
- Verbijzonderde interne controle die de werking van de eerste en tweede lijn controleert. De processen werken nog niet optimaal volgens het model van de ‘three lines of defence’, hierdoor zijn er meer gegevens gerichte werkzaamheden nodig.
Begrotingscriterium
Bij de toetsing op het begrotingscriterium wordt vastgesteld of alle begrotingsafwijkingen passen binnen het kader van de door de raad vastgestelde begroting. Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheden wanneer:
- De door de raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten zijn overschreden
- De door de raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de investeringsbudgetten zijn overschreden
- Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de raad zijn vastgesteld
- Bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten de onderschrijdingen niet tijdig zijn gemeld aan de raad
- Bij lagere of hogere baten dan begroot deze mutaties niet tijdig zijn gemeld aan de raad
Onderschrijding en overschrijding van de baten en ook onderschrijding van de lasten die zich voordoen na de laatste begrotingswijziging, worden nader toegelicht in de verschillenverklaring van de jaarrekening. Daarmee wordt de raad bij de jaarrekening tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen.
Voorwaardencriterium
Bij het voorwaardencriterium wordt onderzocht of de wijze van besteding en inning van gelden voldoet aan de financiële regels zoals opgenomen in de regelgeving die is opgenomen in het normenkader.
Overige onderwerpen in het kader van het voorwaardencriterium
Wet Fido
De kadernota rechtmatigheid geeft een stellige uitspraak dat niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet Fido en bijbehorende regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De eventuele niet-financiële onrechtmatigheden worden toegelicht bij de jaarrekening.
Onroerende zaak transacties en staatssteun
De gemeente Noordenveld rapporteert eventuele afwijkingen bij onroerende zaak transacties in de jaarrekening.
Wet normering Topinkomens
Wanneer er personen zijn met een dienstbetrekking die een bezoldiging boven het individueel toepasselijk drempelbedrag van de WNT, worden deze gerapporteerd via de jaarrekening.
M&O criterium
In de notitie Beleid Misbruik & Oneigenlijk gebruik staan de uitgangspunten om het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik zo laag mogelijk te hebben, te voorkomen, te bestrijden of te detecteren. De notitie beschrijft de waarborgen ter voorkoming of vermindering van het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik, de uitgangspunten voor het M&O beleid en de verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Vervolgens gaat de notitie in op de risicogebieden in de verschillende domeinen. Deze risico’s worden door middel van een periodieke inventarisatie geactualiseerd en er wordt geïnventariseerd of een risico zich heeft voorgedaan. De notitie gaat verder in op de maatregelen die genomen zijn in het kader van de Algemene verordening Gegevensbescherming, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), ondermijning en de Wet bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB).